Standplaats: Hilversum Startdatum: 01-05-2025 Einddatum: 28-02-2026 Tijdelijk dienstverband: Ja Uren per week: 36 Online sinds: 09-04-2025
Functie Voor een non-profit organisatie in Hilversum zoeken we een Projectleider Archief. De duur van de opdracht betreft 10 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 36 uur per week.
Bedrijfscultuur De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen. Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving. Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.
Functiebeschrijving De gemeenteraden van Wijdemeren en Hilversum hebben besloten tot een ambtelijke fusie per 1 januari 2026. De bestuurlijke fusie staat gepland per 1 januari 2027. De fusie tussen de gemeenten Wijdemeren en Hilversum brengt spannende uitdagingen met zich mee voor het huidige digitale en papieren archief van Wijdemeren. Het gehele huidige digitale en papieren archief van Wijdemeren en alles wat er nog gearchiveerd móet gaan worden (semi-statisch archief) moet zorgvuldig overgeheveld worden naar Hilversum. Dit omvat papieren archieven, digitale gegevens in het zaaksysteem, taak-specifieke applicaties en andere informatiedragers zoals de website. Dit zal met de juiste meta data, geschoond en gerubriceerd over moeten. Per 1 januari 2027 zal het historische archief gereed moeten zijn voor overheveling naar de Archiefdienst. Wat ga je zoal doen: - Plan van aanpak: je maakt een gedetailleerd plan van aanpak voor de inventarisatie van papieren en digitaal archief, inclusief de bewerking en beslismomenten o.b.v. een fasering die is afgestemd met de andere deelprojecten; - Inventarisatie en geordend overzicht: je stelt een geordend overzicht op van alle archieven van de gemeente Wijdemeren, inclusief de status daarvan, zodat op basis daarvan coherente en praktische beslissingen gemaakt kunnen worden wat er met ieder archiefdeel moet gebeuren (opschonen, digitaliseren, overbrengen, migreren etc.); - In gang zetten van de archiefbewerking: je zorgt dat betrokkenen (bij de gemeente Wijdemeren) doen wat nodig is om het archief in goede geordende staat te brengen; - Zorgdragen voor het planmatig wegwerken van achterstanden in de vernietiging en het voorbereiden van (vervroegde) overbrenging van archief naar de archiefdienst (o.a. het samenstellen van vernietigingslijsten en afstemming met de archiefdienst); - Migratie: Opstellen van een migratieplan voor lopende en afgesloten dossiers (archieven) naar de omgeving van Hilversum; je geeft vanuit archiveringskaders en het gemaakte geordend overzicht advies over migratie van archiefvormende applicaties en de historische data van Wijdemeren naar een te bepalen archiefsysteem (of locatie voor papier); (NB de migraties van applicaties zelf worden opgepakt vanuit een ander project in het kader van de fusie); - Harmonisatie zaakgericht werken; je geeft vanuit de archiveringskaders advies aan de andere deelprojecten over het harmoniseren van de zaaktypen (diensten en bijbehorende processen) van Wijdemeren en die van Hilversum. En draagt zorg dat het resultaat van de gemaakte keuzes wordt vastgelegd in o.a. de zaaktypecatalogus en wordt toegepast door de interne specialisten van Hilversum in het juiste archiefsysteem; - Je draagt ervoor zorg dat specifieke diensten van Wijdemeren in het zaaksysteem van Hilversum opgenomen worden; - Informatieveiligheid en privacy: Je voert het project uit binnen de kaders van informatieveiligheid en privacy; - Sturing en rapportage: Je rapporteert over de voortgang, risico’s en uitzonderingen op het traject. Als projectleider ben jij de drijvende kracht achter deze cruciale transitie. Jij zorgt ervoor dat alle noodzakelijke stappen voor de fusie van het archief worden genomen en klaargezet voor de periode tot de bestuurlijke fusie op 1 januari 2027. Je werkt nauw samen met diverse teams en stakeholders om dit complexe project tot een succes te maken. Je behoud het overzicht én weet de uitvoering goed te faciliteren door je praktische instelling. Wat zoeken wij? De gemeente Hilversum is op zoek naar een projectleider die met de opdrachtgever en een te formeren werkgroep de fusie van het archief van Wijdemeren met Hilversum in goede banen leidt. In die rol ben je een waardevolle sparringpartner voor de opdrachtgever en daar rapporteer je direct aan hen. Jouw verantwoordelijkheden: Samen met stakeholders en de werkgroep zorg je voor een uitstekende projectvoering, inclusief opdrachtformulering, inrichting van de projectorganisatie, regelmatige overleggen en het behalen van het gewenste eindresultaat. Je bent een meester in plannen, prioriteiten stellen, snel schakelen en het scheiden van hoofd- en bijzaken. Hoewel je zelfstandig werkt, ben je ook een teamspeler die nauw samenwerkt met interne en externe partners. Als ervaren projectleider krijg je de kans om een cruciale rol te spelen in een belangrijk fusieproject. Je werkt samen met een gemotiveerd team en diverse stakeholders om een naadloze overgang van het archief te realiseren. Dit is jouw kans om je expertise in fusietrajecten en archiefbeheer te benutten en bij te dragen aan een succesvolle samenvoeging van Hilversum en Wijdemeren. Wat breng jij mee? - Ervaring met fusie- en/of migratietrajecten, bij voorkeur ook met archieven; - Vaardigheid in het managen van de belangen van zowel bestuurlijke als ambtelijke stakeholders; - Uitstekende communicatieve vaardigheden en een proactieve houding. De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 24 april 2025 vanaf 13.00 uur.
Jouw profiel - Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelorniveau; - Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider op het gebied van migraties, processen en archieven in de afgelopen 10 jaar; - Je hebt aantoonbare werkervaring met archiefbewerkingstrajecten in de afgelopen 3 jaar; - Je hebt aantoonbare werkervaring met de voor gemeenten geldende archiefwet en de toepassing daarvan (benoem dit duidelijk in het cv); - Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar in de rol van projectleider bij een gemeente, provincie of (semi-)overheidsinstelling van groter dan 500 medewerkers; - Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in het begeleiden van fusies/samenvoegingen van archieven, migraties en/of processen; - Je hebt minimaal 1 aantoonbaar project uitgevoerd inzake het vormgeven van een fusie van gemeentelijke archieven of een (streek)archief in de afgelopen 5 jaar; - Je hebt aantoonbare werkervaring met de uitvoering van het toezicht op het informatiebeheer en overbrenging van gemeentelijke archieven conform de wet- en regelgeving; - Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie en op verzoek een referentie. Jouw competenties: - Je bent daadkrachtig en resultaatgericht; - Je bezit people skills (verbinden, samenwerken, feedback geven en aanspreken); - Je beschikt over politiek-organisatorische sensitiviteit; - Je spreekt de taal van de uitvoering, steekt af en toe figuurlijk ook de handen uit de mouwen maar kan ook conceptueel denken; - Je hebt sterk ontwikkelde skills op projectsturing.
Verdiensten Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 5.000,- en € 7.000,- (o.b.v. 36 uur), of een max. uurtarief van € 90,-, afhankelijk van opleiding en ervaring.
Solliciteer direct Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw cv met motivatie waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie. Reageren kan tot uiterlijk 20 april. Heb je vragen over deze opdracht of over de selectieprocedure? Neem dan contact op met Eline Hermsen via Eline@vbci.nl.
