Standplaats: Hilversum Startdatum: 15-06-2025 Einddatum: 30-11-2025 Tijdelijk dienstverband: Ja Uren per week: 32-36 Online sinds: 21-05-2025
Functie Voor een non-profit organisatie in Hilversum zoeken we een Programmaondersteuner. De duur van de opdracht betreft 6 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 32-36 uur per week.
Bedrijfscultuur De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen. Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving. Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.
Functiebeschrijving Op 27 maart 2025 hebben Hilversum en Wijdemeren besloten tot bestuurlijke samenvoeging van beide gemeenten. Eerder is al besloten om de ambtelijke organisaties van Wijdemeren en Hilversum per 1 januari 2026 samen te voegen. De komende periode wordt gewerkt aan de ambtelijke samenvoeging en de bestuurlijke samenvoeging. Voor de programmaorganisatie zijn de gemeenten per 1 juni 2025 op zoek naar een programmaondersteuner. In de rol van programmaondersteuner ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van dit project in de breedste zin van het woord en specifiek voor de twee programmamanagers. Als programmaondersteuner ben je de rechterhand van de programmamanagers en ondersteun je de projectleiders in het programma. Samen creëren en houden jullie overzicht over de voortgang van het programma. De belangrijkste toegevoegde waarde lever je door: Goed agendabeheer van programmanagers, projectleiders en het maken van afspraken met opdrachtgevers en bestuurders in beide gemeenten. Het opstellen van agenda’s en verslaglegging van overleggen binnen het programma. Het op orde houden van de programma-administratie. Je thuis voelen in MS Teams en het meebrengen van goede contacten binnen Hilversum en Wijdemeren zijn belangrijke vereisten. In de rol van programmaondersteuner ben je verantwoordelijk voor: Sparringspartner voor de programmamanagers: meedenken met/adviseren van de programmamanagers over te organiseren overleggen/afspraken en het bijhouden van de projectadministratie, knelpunten signaleren en ondersteuner in de breedste zin van het woord. Plannen en organiseren van vergaderingen voor projectteam en projectleider: voorbereiden van agenda’s voor overleggen en vastleggen van actie- en besluitenlijsten; Voorbereiding ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsproces: samenstellen van agenda’s; Bewaken planning: zicht houden op de deadlines, herinneren van teamleden aan acties, overzicht houden op gemaakte afspraken; Administratie en archivering: aanmaken van verplichtingen, afhandelen van facturen, bijhouden van stukkenstroom in iBabs (programma waarmee de gemeente werkt) voor bestuurlijke overleggen; verzorgen van een goede archivering. Faciliteren en organiseren bijeenkomsten: voor kleine en grote bijeenkomsten met collega’s. Het programmateam, waar de programmamanagers en programmaondersteuner onderdeel van uit maken, is divers samengesteld met zowel medewerkers van de gemeente Hilversum als medewerkers van de gemeente Wijdemeren. Daarnaast wordt het projectteam aangevuld door expertise vanuit o.a. communicatie en financiën. Van de programmaondersteuner wordt regelmatige aanwezigheid in Wijdemeren en Hilversum bij fysieke overleggen verwacht.
Jouw profiel - Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau; - Je hebt aantoonbare werkervaring met MS Office en MS-Teams (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv); - Je hebt aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke overheidsinstelling; - Je hebt aantoonbare werkervaring met Ibabs (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv); - Je bent bereid om op locatie te werken minimaal 24 uur; - Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als managementondersteuner of programmasecretaris binnen een overheidsinstelling; - Je hebt aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer; - Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie en op verzoek een referentie. Wensen: - Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau; - Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als project- /programmasecretaris of ondersteuner van het bestuur/college van een gemeentelijke organisatie; - Je hebt aantoonbare werkervaring met het plannen, organiseren én voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten; - Je bent uiterlijk beschikbaar per maandag 15 juni 2025 voor minimaal 32 uur gedurende de hele opdracht, inclusief verleggingen; - Je beschikt aantoonbaar over een netwerk in Wijdemeren of Hilversum. Competenties: - Overzicht en structuur; - Oog voor detail; - Flexibiliteit; - Communicatief sterk (mondeling en schriftelijk); - Proactief; - Creatief; - Samenwerkingsgericht.
Verdiensten Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 4.000,- en € 5.600,- (o.b.v. 36 uur), of een max. uurtarief van € 70,-, afhankelijk van opleiding en ervaring.
Solliciteer direct Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw cv met motivatie waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie. Reageren kan tot uiterlijk 26 mei. Heb je vragen over deze opdracht of over de selectieprocedure? Neem dan contact op met Eline Hermsen via Eline@vbci.nl.
