Functie: Personal Assistent


Standplaats: Leiden
Startdatum: 02-01-2019
Einddatum: 31-12-2021
Tijdelijk dienstverband: Ja
Uren per week: 24

Online sinds: 06-12-2018


Functie:
Voor een onderwijsinstelling in Leiden zoeken we een ervaren Personal Assistent.

De duur van de opdracht betreft minimaal 3 jaar met optie tot verlenging. De opdracht is voor 24 uur per week.

Bedrijfscultuur:
Deze instelling heeft grootste plannen voor de nabije toekomst. De uitbreidingsplannen zijn ambitieus net zoals de organisatie.

Functiebeschrijving:
Onze opdrachtgever breidt in 2019 haar huisvesting uit in de vorm van nieuwbouw en campusvorming. Gedelegeerd opdrachtgever hiervoor is de directeur Facilitair Bedrijf & Huisvesting. De directeur is verantwoordelijk voor diverse afdelingen binnen de organisatie.

Voor deze directeur zoeken wij een PA. Het nieuwbouwproject en huisvestingsprojecten zullen de komende jaren (in ieder geval t/m 2021) de meeste aandacht van de directeur vragen. Als PA bent u nauw betrokken bij lopende projecten. U ondersteunt de directeur bij projecten op organisatorisch en administratief gebied en voert onderstaande taken zelfstandig uit:

• Algemene administratieve ondersteuning;
• Agenda/kalender beheer;
• Bewaken van acties en besluiten;
• Interne en externe bijeenkomsten organiseren;
• Organiseren van afdelings- en project vergaderingen;
• Documentbeheer;
• Notuleren van vergaderingen;
• Voorbereiding en verzorgen van presentaties;
• Deelnemen (als projectondersteuner) aan het nieuwbouwproject;
• Opstellen en beheren van het (project) archief;
• Deelnemen, als een teamlid, aan projecten binnen het Facilitair Bedrijf.

Jouw profiel:
Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met (minimumeisen):

• Goede schriftelijke en gesproken kennis van het Nederlands op B2 niveau.
• Geavanceerde kennis van het MS office pakket (o.a. SharePoint).
• Minimaal Bachelor niveau.
• 3 jaar ervaring als PA van een directielid, opgedaan in de afgelopen 7 jaar.
• Ervaring in het ondersteunen van minimaal twee complexe projecten in de afgelopen 5 jaar waar u contacten onderhield met verschillende projectgroepleden en een verbindende rol had tussen interne en externe teamleden.
• De publieke sector in de afgelopen 5 jaar.

Competenties:

• Je communiceert makkelijk op diverse niveaus en bent spin in het web die waarborgt dat interne administratieve processen binnen projecten zorgvuldig, effectief en efficiënt verlopen.
• Je beschikt over een hoge mate van discretie, nauwkeurigheid en organisatiesensitiviteit.
• Je kunt meerdere ballen in de lucht houden zonder het overzicht te verliezen.
• Je bent meedenkend en dienstverlenend.
• Daarnaast ben je proactief, flexibel en resultaatgericht.

Solliciteer direct:
Is deze opdracht jou op het lijf geschreven? Solliciteer dan snel, dit kan tot en met 13 december 2018.

Wil je liever eerst even bellen of heb je vragen? Neem gerust contact op met Paul van Boheemen via 06-18809184 / paul@vbci.nl.


Nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van alle updates bij VBCI. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief door hier je emailadres achter te laten.

Laatste nieuws

Van Boheemen Consultancy BV © .

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring