Wij staan klaar voor het bedrijfsleven en de (semi)overheid!

Dankzij onze gespecialiseerde medewerkers zijn wij in staat om de Profit en Non-profit sectoren te bedienen.

Op zoek naar een nieuwe uitdaging?

Ben jij een zelfstandig professional en wil je meer bereiken? Meld je aan bij ons. 

Via VBCI aan de slag?

Maak direct een afspraak met ons om de mogelijkheden te bespreken.

Secretaresse

Functieomschrijving

Voor onze opdrachtgever, een non-profitorganisatie, is VBCI op zoek naar een Secretaresse.

Algemeen
Standplaats:       Utrecht
Startdatum:        15-11-2018
Einddatum:         01-05-2019 (met optie tot verlenging)
Uren per week:   40

Omschrijving

Organisatie

Werken bij de provincie Utrecht betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultuur de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt om een organisatie waarin innovatie de continue factor is. Focus op de omgeving, interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn daarin onze speerpunten. Onze nieuwe organisatiestructuur, met zelfstandig opererende teams en een kleine concerndirectie, vormen de basis. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers vormt de randvoorwaarde voor ons succes.
 
Vanuit het domein bedrijfsvoering leveren we ondersteuning aan de diverse managementteams en het college van Gedeputeerde Staten (GS). Het Team Office Support (TOS) is opgebouwd uit zelfsturende domeinsecretariaten en het GS secretariaat. 

Functieomschrijving

Binnen ons team zijn wij op zoek naar een domeinsecretaresse die in staat is zich de werkzaamheden die wij verrichten snel eigen te maken en waar nodig kan inspringen op de verschillende domeinsecretariaten. Daarnaast is het voor ons team van groot belang dat je in ieder geval de maandag, woensdag en vrijdag beschikbaar bent.

Primair ben je er verantwoordelijk voor om de teamleiders, afdelingsmanagers en domeinmanagers excellent te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt er voor dat zij zich primair op hun vak kunnen richten: Samen met de overige collega’s geef jij vorm aan de ondersteuning, die zij daarvoor nodig hebben. Deze kan per persoon verschillen en je dient daar dus flexibel mee om te kunnen gaan. Met de teamleiders, afdelingsmanagers en domeinmanagers maak je afspraken over de wijze van ondersteuning en zorg je voor de juiste kwaliteit van ondersteuning.

Binnen de kaders van de productendienstencatalogus (PDC) heb je de vrijheid om de ondersteuning passend aan de persoon te maken. Het zelfredzaam maken van de afdeling en het MT is een vanzelfsprekend onderdeel in je werk.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

  • Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken.
  • Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
  • Aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
  • Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
  • Zorgen dat de manager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt en ben je verantwoordelijk voor de voortgang van de dagelijkse actiepunten.
  • Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en controleer/redigeer je de ter ondertekening aangeboden correspondentie. Je bewaakt de archivering van in- en externe post.
  • Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider. 

Persoonlijke profiel

  • De kandidaat beschikt minimaal over een afgeronde MBO-opleiding. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • De kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare recente werkervaring als secretaresse. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • De kandidaat heeft 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • De kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare kennis en ervaring met Outlook, Word en Excel. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4'tjes groot. 
Competenties
  • Klantvriendelijk 
  • Betrouwbaar 
  • Integer 
  • Bestuurlijk/organisatie sensitiviteit 
  • Initiatief nemen 
  • Hulpvaardig in omgang 
  • Collegiaal/teamspeler 
  • Stressbestendig 

Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw CV met motiverend schrijven waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.

De gesprekken worden gevoerd op  6, 8 en 13 november 2018. Gelieve hier rekening mee te houden.

Heb je vragen over deze opdracht of over de selectieprocedure? Neem dan contact op met Johan Boekhoudt via WhatsApp 06-51194988 of Johan@vbci.nl.



Functiedetails

Plaats
Utrecht

Provincie
Utrecht

Branche
Overheid

Functie titel
Secretaresse

Vacature nummer
181023C

Sluitingsdatum
2018-11-01