Wij staan klaar voor het bedrijfsleven en de (semi)overheid!

Dankzij onze gespecialiseerde medewerkers zijn wij in staat om de Profit en Non-profit sectoren te bedienen.

Op zoek naar een nieuwe uitdaging?

Ben jij een zelfstandig professional en wil je meer bereiken? Meld je aan bij ons. 

Via VBCI aan de slag?

Maak direct een afspraak met ons om de mogelijkheden te bespreken.

Bestuursassistent

Functieomschrijving

Voor onze opdrachtgever, een non-profitorganisatie, is VBCI op zoek naar een Bestuursassistent.

Algemeen
Standplaats:       Utrecht
Startdatum:        Z.s.m.
Einddatum:        01-04-2019 (met optie tot verlenging)
Uren per week:   36

Omschrijving

Opdracht

De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit 40 collega’s die met elkaar het college van B&W ondersteunen en adviseren. Wij zijn georganiseerd in vijf teams: het kabinet, het stafbureau van de gemeentesecretaris, de bestuursadviseurs, de public affairs adviseurs en de bestuursassistenten. Als ervaren bestuursassistent ben je een echte duizendpoot. Je maakt onderdeel uit van een zelforganiserend team dat administratief en secretarieel één of meerdere bestuurders over de hele breedte van hun portefeuille ondersteunt. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken. Je fungeert als intermediair tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partner organisaties en ambtenaren rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en gaat daar natuurlijk en van nature discreet mee om.

Jouw opdracht is dat je:
  • Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel met de bestuurder en met het team communiceert over de voortgang.
  • Overzicht houdt op de workload in een dynamische omgeving en de juiste prioriteiten weet te stellen.
  • Grip houdt op de complexe agenda en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen.
  • De agenda’s programmeert en zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
  • Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team.
  • Je met jouw collega’s de planning en de bezetting op de secretariaten regelt.
  • Een actieve bijdrage levert aan het teamoverleg met de bestuurs(communicatie)adviseurs vanuit de agendatechnische (on)mogelijkheden
Wij zoeken iemand die:
  • Kordaat, dienstverlenend, accuraat, flexibel, stressbestendig en positief is ingesteld en die een echte teamplayer is.
  • We zoeken een daadkrachtige kandidaat met humor en een "aanpak-mentaliteit"
  • Je hebt 3 jaar recente ervaring als secretaresse van een wethouder of burgemeester in een grotere gemeente. Dit is op cv aantoonbaar.
  • Minimaal 3 jaar recente werkervaring heeft als secretaresse van een wethouder, burgemeester of een lid van College van Bestuur van een grotere gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie;
  • Gewend is te werken in een complexe setting en die voorbeelden kan geven van hoe je daarin de juiste prioriteiten stelt en hoe je jezelf, de bestuurder en de omgeving kan managen.
  • Een tovenaar is op het gebied van complexe agendering.
  • Aantoonbare interesse heeft in het werken in een politiek-georiënteerde omgeving, acteert op HBO werk- en denkniveau en beschikt over een flinke dosis politieke sensitiviteit.
  • Natuurlijk zeer digitaal-vaardig is en bij voorkeur al bekend is met de systemen die gebruikt worden (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza). 
  • Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 3 A4'tjes groot. 
Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw CV met motiverend schrijven waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.

Heb je vragen over deze opdracht of over de selectieprocedure? Neem dan contact op met Johan Boekhoudt via WhatsApp 06-51194988 of Johan@vbci.nl.


Functiedetails

Plaats
Utrecht

Provincie
Utrecht

Branche
Overheid

Functie titel
Bestuursassistent

Vacature nummer
180918B

Sluitingsdatum
2018-09-28