Wij staan klaar voor het bedrijfsleven en de (semi)overheid!

Dankzij onze gespecialiseerde medewerkers zijn wij in staat om de Profit en Non-profit sectoren te bedienen.

Op zoek naar een nieuwe uitdaging?

Ben jij een zelfstandig professional en wil je meer bereiken? Meld je aan bij ons. 

Via VBCI aan de slag?

Maak direct een afspraak met ons om de mogelijkheden te bespreken.

Bestuursassistent

Functieomschrijving

Voor onze opdrachtgever, een non-profitorganisatie, is VBCI op zoek naar een Bestuursassistent.

Algemeen
Standplaats:       Utrecht
Startdatum:        Z.s.m.
Einddatum:        31-12-2018
Uren per week:   30

Omschrijving

De opdrachtgever wil een diverse en inclusieve organisatie zijn. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis en diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je onder andere ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. En die verwelkomen we.

Dit is jouw werkplek: 

De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit 40 collega’s die met elkaar het college van B&W ondersteunen en adviseren. Wij zijn georganiseerd in vijf teams: het kabinet, het stafbureau van de gemeentesecretaris, de bestuursadviseurs, de public affaires adviseurs en de bestuursassistenten. Wij werken letterlijk rondom het bestuur op de 20ste verdieping van
het Stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal. De werksfeer is prettig en informeel. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt bij ons de kans om je talenten te benutten. 

Wegens ziekte zoeken we iemand die op zeer korte termijn kan starten en die (na infaseren) de vacature kan invullen voor tenminste 30 uur per week (liefst 36 uur). Vakantieverlof dient zoveel mogelijk tijdens de recesperioden te worden opgenomen.

Werkzaamheden

Als ervaren bestuursassistent ben je een echte duizendpoot. Je maakt onderdeel uit van een zelf organiserend team dat administratief en secretarieel één of meerdere bestuurders over de hele breedte van hun portefeuille ondersteunt. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken. Je fungeert als intermediair tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partner organisaties en ambtenaren rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en gaat daar discreet mee om.

Concreet houdt dit in dat jij:

  • Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel met de bestuurder en met het team communiceert over de voortgang.
  • Overzicht houdt op de workload in een dynamische omgeving en de juiste prioriteiten weet te stellen.
  • Grip houdt op de complexe agenda en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen.
  • De agenda’s programmeert en zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
  • Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team.
  • Je met jouw collega’s de planning en de bezetting op de secretariaten regelt.
  • Een actieve bijdrage levert aan het teamoverleg met de bestuurs(communicatie)adviseurs vanuit de agenda technische (on)mogelijkheden.


Persoonlijk profiel

  • Je bent dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel, stressbestendig en positief ingesteld
  • Je hebt minimaal 3 jaar recente werkervaring bij een gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie als bestuursassistent, secretaresse voor een College van Bestuur of een hoofddirectie.
  • Je hebt gewerkt in een complexe setting en kunt voorbeelden geven van hoe je daarin de juiste prioriteiten wist te stellen en hoe je jezelf, de bestuurder en de omgeving kon managen.
  • Je hebt aantoonbare interesse in het werken in een politiek-georiënteerde omgeving, acteert op HBO werk- en denkniveau en beschikt over een flinke dosis politieke sensitiviteit
  • Je bent leergierig en staat open voor ontwikkeling, zowel van de functie van bestuursassistent als van jezelf
  • Natuurlijk ben je zeer digitaal-vaardig en bij voorkeur ben je al bekend met de systemen die gebruikt worden (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza). 

Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw CV met begeleidend schrijven waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.

Heb je vragen over deze opdracht of over de selectieprocedure? Neem dan contact op met Johan Boekhoudt via WhatsApp 06-51194988 of Johan@vbci.nl



Functiedetails

Plaats
Utrecht

Provincie
Utrecht

Branche
Overheid

Functie titel
Bestuursassistent

Vacature nummer
180904A

Sluitingsdatum
2018-09-06