Wij staan klaar voor het bedrijfsleven en de (semi)overheid!

Dankzij onze gespecialiseerde medewerkers zijn wij in staat om de Profit en Non-profit sectoren te bedienen.

Op zoek naar een nieuwe uitdaging?

Ben jij een zelfstandig professional en wil je meer bereiken? Meld je aan bij ons. 

Via VBCI aan de slag?

Maak direct een afspraak met ons om de mogelijkheden te bespreken.

Managementassistent

Functieomschrijving

Voor onze opdrachtgever, een non-profitorganisatie, is VBCI op zoek naar een Managementassistent.

Algemeen
Standplaats:       Rotterdam
Startdatum:        Z.s.m.
Einddatum:        30-05-2019 (met optie tot verlenging)
Uren per week:   32-36

Omschrijving

Cluster Stadsontwikkeling
 
Het cluster Stadsontwikkeling is binnen de gemeente Rotterdam de aanjager voor de stedelijke, ruimtelijke en economische ontwikkelingen en bewaakt en verbetert de stedelijke kwaliteit. Vanuit een gemeenschappelijke visie en ambitie werkt Stadsontwikkeling aan Rotter­dam, een aantrekkelijke woonstad met een sterke en duurzame economie. Stads­ontwikkeling bestaat uit de directies Ruimtelijk Economische Ontwikkeling, Projectmana­gement & Engi­neering en Stedelijke Inrichting. Daarnaast is de directie Economie en Duur­zaam in oprich­ting. Bij het cluster Stadsontwikkeling werken op dit moment 1500 medewerkers.
 
De afdeling Directie- en bestuursondersteuning (DBO) is de regisseur en kwaliteitsmanager van het besluitvormingsproces van Stadsontwikkeling Rotterdam, die vanuit overzicht op de relevante net­werken van bestuur en strategische accounts, zorgt voor integrale en tijdige advisering en onder­steu­ning van de zes directeuren (inclusief de algemeen directeur) van Stads­ontwikkeling en zeven vak­wethouders.
 
De functie

Je levert management- en secretariële onder­steuning aan verschillende onderdelen binnen de afdeling DBO en aan de directie, je valt hiër­archisch onder het hoofd van de afdeling.
 
Bijzonder aan deze functie is dat je aan veel verschillende personen voor uiteenlopende onderwerpen ondersteuning levert. Daardoor is geen dag hetzelfde en is de werksituatie meer dan hectisch. Naast complex agendabeheer voor een projectdirecteur en de verwerking van zijn inkomende en uitgaande mail, ondersteun je het kernteam Integriteit, de ambtelijk secretaris van de OR en het kernteam, dat zich bezighoudt met organisatieontwikkeling. Dit gebeurt in een vrij dynamische omgeving, waarbij je ook het aanspreekpunt bent voor de organisatie. Je bent verantwoor­delijk voor algemene secretariële taken zoals telefoonverkeer, archiefbeheer, reserveren van verga­der­kamers, ontvangen en te woord staan van bezoekers. Daarnaast ben je goed in verslaglegging van vergaderingen en overleggen. Door je brede ervaring kun je goed overweg met systemen als Planon, Alfresco, Notubiz etc. Je ondersteunt waar nodig bij andere acti­vi­teiten binnen de afdeling DBO en vervangt de secretaresse van het afdelingshoofd tijdens vakanties of verlof.
 
Je hoort bij een hechte afdeling van managementassistenten, directiesecretarissen en overige ondersteuners. In je werk opereer je grotendeels zelfstandig. Je werkomgeving (De Rotter­dam) is voorzien van de nieuwste manier van werken.

 

Persoonlijke profiel

  • Je hebt MBO werk- en denkniveau;
  • Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent conform het functieprofiel;
  • Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het werken in een overheidsorganisatie met minimaal 3000 medewerkers
  • Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het werken in een (directie)secretariaat
  • Je kan snel schakelen tussen diverse niveaus en presteren onder een hoge werkdruk 
  • Je bent bekend met het ondersteunen van de Ondernemingsraad/ Coordinator Integriteit
  • Je hebt ervaring met: Alfresco, Planon, MS Office en NotuBiz
  • Je bent accuraat, dienstverlenend, doortastend, stressbestendig en flexibel.
  • Je wacht niet af, stapt erop af als het nodig is en observeert scherp.
  • Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en beschikt over goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid.
  • Het is van belang dat je ervaring hebt bij het werken bij de overheid en specifiek bij een grotere gemeente, bij voorkeur binnen de gemeente Rotterdam. 
  • Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4'tjes groot.
Competenties
  • Resultaatgerichtheid
  • Integriteit
  • Accuratesse
  • Pro-actief
  • Stressbestendig
  • Omgevingsbewustzijn
  • Representatief
  • Communicatief vaardig
  • Resultaatgericht
  • Innovatief
  • Flexibel
  • Analytisch vermorgen

Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw CV met motiverend schrijven waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 6 september of vrijdag 7 september 2018 van 09.00 uur tot 12.00 uur. Gelieve hier rekening mee te houden.

Heb je vragen over deze opdracht of over de selectieprocedure? Neem dan contact op met Johan Boekhoudt via WhatsApp 06-51194988 of Johan@vbci.nl.



Functiedetails

Plaats
Rotterdam

Provincie
Zuid-Holland

Branche
Overheid

Functie titel
Managementassistent

Vacature nummer
180830A

Sluitingsdatum
2018-09-06