Wij staan klaar voor het bedrijfsleven en de (semi)overheid!

Dankzij onze gespecialiseerde medewerkers zijn wij in staat om de Profit en Non-profit sectoren te bedienen.

Op zoek naar een nieuwe uitdaging?

Ben jij een zelfstandig professional en wil je meer bereiken? Meld je aan bij ons. 

Via VBCI aan de slag?

Maak direct een afspraak met ons om de mogelijkheden te bespreken.

Managementassistent

Functieomschrijving

Voor onze opdrachtgever, een non-profitorganisatie, is VBCI op zoek naar een Managementassistent.

Algemeen
Standplaats:       Utrecht
Startdatum:       08-10-2018
Einddatum:        28-02-2019 (met optie tot verlenging)
Uren per week:   36

Omschrijving

Wil je werken voor de snelst groeiende stad van Nederland? Dat is doen waar jij goed in bent en ervoor zorgen dat álle inwoners in Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en leven. 

Utrecht groeit. Dat vraagt om nieuwe oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, onder andere op gebied van bereikbaarheid, duurzaamheid en gezondheid. Voor deze nieuwe oplossingen is een brede blik nodig. Daarom werken we samen met de stad, met inwoners, ondernemers en instellingen. Daarbij handelen we naar onze kernwaarden: open, wendbaar, scherp en betrouwbaar.

Opdracht:

Ontwikkelorganisatie Ruimte van Gemeente Utrecht heeft ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof een directiesecretaresse/bestuursassistent, ervaren managementassistent nodig. Wij zoeken daarvoor een stevig organisatietalent met een professionele en dienstverlenende instelling en de ambitie om in een dynamische omgeving te werken.

Dit is de plek:

Je krijgt een plek in het team Managementondersteuning (circa 13 medewerkers) dat een coördinator heeft. Jij werkt primair voor de directeur die verantwoordelijk is voor de aandachtsgebieden ruimtelijke en economische ontwikkeling, je bent ook beschikbaar als vervanging voor de ondersteuner van de andere directeur en daarnaast werk je veel samen met een functioneel team van mensen die een rol hebben in de ondersteuning en advisering van directie en bestuur.

Je kerntaken bestaan uit:

Het uitvoeren van ondersteunende en secretariële taken, zoals agendabeheer, organiseren van vergaderingen, beantwoorden van telefoon etc; Voorbereidende werkzaamheden t.b.v. MT-vergadering; Administratieve taken rondom inkoop (MUIS verplichtingen, controle facturen), personele aangelegenheden, archivering; Beheer mailbox, met op onderdelen zelfstandig afhandelen/in gang zetten en bewaken van acties; Vervanging waar nodig van de managementassistent van de andere directeur van Ruimte.

Daarnaast ligt er een belangrijke ontwikkelopgave bij Ruimte: er is meer samenhang nodig in de totale keten van ondersteuning en advisering van directie en bestuur. Ook in het team van managementondersteuning is werk aan de winkel: de samenwerking in het team alsook de kwaliteit en pro activiteit van het werk moeten worden verbeterd. Omdat het om een korte periode gaat, vragen we je waar mogelijk om een bijdrage op deze beide onderdelen te leveren. Als het gaat over de keten van ondersteuning en advisering van directie en bestuur kan dit bijvoorbeeld in de vorm van een mondelinge overdracht na afronding van de klus.

Persoonlijke profiel

  • Je hebt een afgeronde HBO-opleiding
  • ​Dit breng je mee: Als managementassistent ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Dynamiek, snelheid en kwaliteit zijn kernbegrippen voor de werkomgeving
  • Je werkt zelfstandig, kunt prioriteiten stellen in je werkuitvoering, bent analytisch, flexibel en stressbestendig
  • Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig
  • 4 jaar relevante werkervaring op het niveau van directiesecretaresse/bestuursassistent/senior managementassistent. Dit dient duidelijk uit het cv te blijken
  • Kennis heeft van een grotere gemeentelijke/provinciale organisatie en goed gevoel voor de bestuurlijke verhoudingen. Dit dient duidelijk aan de hand van projecten uit het cv te blijken
  • Kennis en veel ervaring met het Office pakket
  • Bij gemeente Utrecht werken wij verder met Digiplaza, iBABS en MUIS
  • Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 3 A4'tjes groot

Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw CV met motiverend schrijven waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.

Het motiverend schrijven bevat maximaal 1 A4.

Heb je vragen over deze opdracht of over de selectieprocedure? Neem dan contact op met Johan Boekhoudt via WhatsApp 06-51194988 of Johan@vbci.nl.



Functiedetails

Plaats
Utrecht

Provincie
Utrecht

Branche
Overheid

Functie titel
Managementassistent

Vacature nummer
180829

Sluitingsdatum
2018-09-05