Wij staan klaar voor het bedrijfsleven en de (semi)overheid!

Dankzij onze gespecialiseerde medewerkers zijn wij in staat om de Profit en Non-profit sectoren te bedienen.

Op zoek naar een nieuwe uitdaging?

Ben jij een zelfstandig professional en wil je meer bereiken? Meld je aan bij ons. 

Via VBCI aan de slag?

Maak direct een afspraak met ons om de mogelijkheden te bespreken.

Bestuurssecretaresse

Functieomschrijving

Voor onze opdrachtgever, een non-profitorganisatie, is VBCI op zoek naar een Bestuurssecretaresse.

Algemeen

Standplaats:        Bestuurssecretaresse
Startdatum:        01-03-2018
Einddatum:         01-09-2018 (met optie tot verlenging)
Uren per week:   36

Omschrijving

Organisatie

De gemeente Zoetermeer is een toekomstgerichte organisatie, waarin de mens centraal staat. ‘Samenwerken, daadkracht en vertrouwen’ staan daarbij hoog in het vaandel. Dat betekent dat we met het bestuur, de medewerkers, de inwoners en onze netwerkpartners werken aan het realiseren van het beste resultaat voor de stad Zoetermeer. In onze organisatie werken we intensief samen met onze collega’s over de grenzen van afdelingen heen, en met onze externe partners in de samenleving. Een breed managementteam, waarin alle afdelingen zijn vertegenwoordigd, stuurt de organisatie aan. Op deze manier zijn we in staat en flexibel te blijven inspelen op de veranderingen in de wereld om ons heen.

De bestuurssecretaresses van de gemeente Zoetermeer werken binnen het team bestuursondersteuning. Als bestuurssecretaresse werk jij direct voor één of meerdere leden van  het college van burgemeester en wethouders. Binnen het team bestuursondersteuning werken bestuurssecretesses, bestuursadviseurs, bestuursondersteuners en medewerkers kabinet nauw samen aan de optimale ondersteuning van het college. Het huidige team bestaat uit zes bestuurssecretaresses, zes bestuursadviseurs, twee bestuursondersteuners en twee medewerkers kabinet.

Opdracht

In verband met vertrek van twee interim secretaresses zijn wij op zoek naar ervaren secretaresses  voor een periode van 3 maanden met de optie tot verlening.

Jouw uitdaging/werkzaamheden

Als bestuurssecretaresse ben jij verantwoordelijk voor de directe secretariële ondersteuning van één of meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoetermeer. Jij bent in staat om uiterst zorgvuldig, zelfstandig, professioneel en volledig digitaal ondersteuning te bieden aan één of meerdere bestuurders. Van jou verwachten wij dat jij flexibel en klantgericht bent en geen negen tot vijf mentaliteit hebt. Jij werkt in deze functie coöperatief en nauw samen met het college, jouw directe collega’s uit het team bestuursondersteuning, de ambtelijke organisatie en derden. Verder ben jij resultaatgericht, initiatiefrijk, communicatief vaardig en ben jij bereid te investeren in de organisatie, het team en jezelf.

Hoofdtaken

  • Algemene secretariële dienstverlening (volledig digitaal) aan één of meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders.
  • Agendabeheer, e-mailbeheer, eventueel beheer facebookpagina bestuurder, afspraken maken.
  • Telefoonbehandeling, boodschappen aannemen en algemene informatie verstrekken.
  • Ontvangen bezoekers.
  • Behandelen van correspondentie.
  • Voorbereiden - organisatorisch en administratief - van vergaderingen en bijeenkomsten.
  • Uitzetten van afspraken, klachten, meldingen en actiepunten in de organisatie en voortgangsbewaking; toezien op voortgang en tijdige afhandeling van afspraken, klachten, meldingen en actiepunten; koppelt waar nodig terug.
  • Signaleren en informeren van bestuur, directe collega’s en organisatie over voor partijen van belang zijnde zaken.
  • Meedenken over het werkproces en bijhouden ontwikkelingen op het eigen vakgebied.

Persoonlijke profiel

  • Minimaal 3 jaar aantoonbar werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurssecretaresse bij een gemeentelijke overheid
  • Minimaal afgeronde secretariële opleiding op MBO 4 niveau
  • 32 uur per week beschikbaar
  • Per aanvangsdatum inzetbaar

Competenties

  • Gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
  • Uitstekend in staat te werken met standaard kantoorapplicaties en volledig digitaal te werken
  • Geen negen tot vijf - mentaliteit
  • Overige competenties: klantgericht, dienstverlenend, stressbestendig, positief, flexibel, zelfstandig maar ook coöperatief, bereid om in het team te investeren, proactief, resultaatgericht, accuraat, tactvol, neemt initiatief, representatief, zakelijke houding

Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan de eisen? Stuur dan direct jouw CV aangevuld met een motivatie waarom jij deze functie wilt vervullen!

‚ÄčDe gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 21 februari 2018 van 13.00 uur tot 17.00 uur.

Heb je vragen over deze opdracht of over de selectieprocedure? Neem dan gerust contact op met Johan Boekhoudt via Johan@vbci.nl



Functiedetails

Plaats
Zoetermeer

Provincie
Zuid-Holland

Branche
Overheid

Functie titel
Bestuurssecretaresse

Vacature nummer
180208

Sluitingsdatum
2018-02-15