Wij staan klaar voor het bedrijfsleven en de (semi)overheid!

Dankzij onze gespecialiseerde medewerkers zijn wij in staat om de Profit en Non-profit sectoren te bedienen.

Op zoek naar een nieuwe uitdaging?

Ben jij een zelfstandig professional en wil je meer bereiken? Meld je aan bij ons. 

Via VBCI aan de slag?

Maak direct een afspraak met ons om de mogelijkheden te bespreken.

Managementassistent

Functieomschrijving

Voor onze opdrachtgever, een non-profitorganisatie, is VBCI op zoek naar een Managementassistent Ruimte & Wonen.

Algemeen
Standplaats:       Rotterdam
Startdatum:        13-08-2018
Einddatum:        31-12-2018 (met optie tot verlenging)
Uren per week:   24-32

Omschrijving

De afdeling adviseert het bestuur van deze stad over de ruimtelijke opgaven en de visie op de lange termijn, schetst kaders, maakt ruimtelijke plannen, faciliteert, initieert en adviseert. De afdeling ontwikkelt een strategisch beleid, dat het collegewerkprogramma helpt realiseren. De afdeling acteert op het schaalniveau van de regio, stad, wijk, buurt en het project. De afdeling bestaat uit vijf vakdisciplines nl.: Stedenbouw, Landschap, Wonen, Planologie en Bestemmingsplannen.
 
De managementassistenten ressorteren onder één van de teammanagers. Zij ondersteunen het afdelingsmanagement en de vier experts van de verschillende vakgroepen. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk voor een aantal afdelingsbrede ondersteunende taken.


Werkzaamheden

Ondersteuning van de afdeling:

  • Verrichten van secretarieel werk voor medewerkers van de afdeling
  • Fungeren als intermediair tussen managers/ experts en afdelingsmedewerkers
  • Signaalfunctie naar het management/ experts over zaken die op de afdeling een rol spelen
  • Onderhouden van contacten met andere afdelingen
  • Het onderhouden van contacten met administratieve opleidingsinstituten, het verwerven van stagiaires, het begeleiden van hen
  • Fungeren als aanspreekpunt voor de overige medewerkers
  • Bijdragen aan een goed werkklimaat op de afdeling
Verrichten van ondersteunende werkzaamheden:
  • Beheer van sjablonen in N-office
  • Het opzetten/ bijhouden van de IP-/ SMP-procedure en het verrichten van de werkzaamheden nodig bij het uitzenden van IP’s en SMP’s
  • Assisteren bij de invoer en problemen van medewerkers bij tijdschrijven

Administratieve processen optimaliseren:

  • Overleggen met stakeholders over huidige en gewenste procedure
  • Huidige administratieve processen analyseren en optimaliseren
  • Processen beschrijven en voorzien van een procesplaat
  • Aanpassen van templates en mappen
  • Communiceren over de nieuwe procedure
  • Collega’s de nieuwe procedures aanleren

Functie-eisen

  • MBO denk- en werkniveau
  • 3 jaar kennis en ervaring op het vakgebied
  • Affiniteit met bedrijfsvoering en administraties

Competenties

  • Resultaatgerichtheid
  • Communicatief vaardig
  • Stressbestendigheid
  • Innovatief
  • Analytisch vermogen

Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw CV met begeleidend schrijven waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.

Heb je vragen over deze opdracht of over de selectieprocedure? Neem dan contact op met Paul van Boheemen via Paul@vbci.nl



Functiedetails

Plaats
Rotterdam

Provincie
Zuid-Holland

Branche
Overheid

Functie titel
Managementassistent

Vacature nummer
180802B

Sluitingsdatum
2018-08-08