Wij staan klaar voor het bedrijfsleven en de (semi)overheid!

Dankzij onze gespecialiseerde medewerkers zijn wij in staat om de Profit en Non-profit sectoren te bedienen.

Op zoek naar een nieuwe uitdaging?

Ben jij een zelfstandig professional en wil je meer bereiken? Meld je aan bij ons. 

Via VBCI aan de slag?

Maak direct een afspraak met ons om de mogelijkheden te bespreken.

Sr. Office Manager

Functieomschrijving

Voor onze opdrachtgever, een non-profitorganisatie, is VBCI op zoek naar een Sr. Office Manager.

Algemeen
Standplaats:       Den Haag (met uitstapjes naar locatie Driebergen)
Startdatum:        13-08-2018
Einddatum:        31-12-2018 (met optie tot verlenging)
Uren per week:   36

Omschrijving

Ondersteuning van de portefeuillehouder Digitalisering & Cybercrime. 

De senior office manager draagt bij aan een effectieve en efficiënte organisatie en voert zelfstandig werkzaamheden uit zoals notuleren, archiveren, verzorgen van rapportages, agenderen en regelen van diverse uiteenlopende zaken conform de geldende procedures binnen de politieorganisatie.

De senior office manager is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op het portefeuille-office, waaronder periodieke (financiële) rapportages en fungeert hierbij als spil van het programma en project.

Je bent de schakel tussen de stakeholders en de lijnorganisatie. Je bent een sparringpartner voor de programmadirecteur. Vragen vanuit de organisatie weet je zelfstandig te beantwoorden of naar de juiste partij door te spelen. Voor het organiseren van (grote) bijeenkomsten draai jij je hand niet om en je beweegt je makkelijk in een politiek-gevoelige  organisatie. Je zorgt voor een goede archivering op de P-schijf. Je weet de strategische uitgangspunten te vertalen naar concrete acties en jaagt die na. Je bent sterk in een pragmatische proactieve ondersteunende rol en bent in staat om daarbinnen het sterk procedurele aspect een plaats te geven. Je brengt stabiliteit, balans en nuchterheid binnen het team. Je werkt vanuit het overzicht over het grote geheel en kunt samenhang tussen de projecten bewaken.

Je hebt communicatie hoog in het vaandel staan en je reageert altijd snel en efficiënt. Je legt gemakkelijk contact met collega's en externen en bent goed in het onderhouden van deze contacten. Je onderhoudt de interne websites die betrekking hebben op je portefeuille. Je bent in staat om personen aan te spreken op het halen van deadlines.

De standplaats van de kandidaat zal vooral Den Haag zijn met een paar uitstapjes naar Driebergen.

Doelstelling: Een effectieve en efficiënte ondersteuning van de programmadirecteur en het portefeuille-team. 

Verantwoordelijkheden

Algemeen

De senior office manager is verantwoordelijk voor de adequate ondersteuning van de programmadirecteur en het team. Daarnaast is deze verantwoordelijk voor het tijdig opleveren van de juiste (financiële) rapportages, het opstellen en bijhouden van resources. Het onderhouden van de administratieve systemen (planon, intranet) en de archivering van de relevante documentatie. De senior office manager  is het eerste aanspreekpunt voor het team en verantwoordelijk voor het organiseren en faciliteren van workshops, bijeenkomsten en vergaderingen.

Netwerk

Het opbouwen en onderhouden van (nieuwe) netwerken ten behoeve van gezamenlijke aanpak van secretariële werkzaamheden en het maken van uitvoeringsafspraken, zodat de effectiviteit en efficiëntie van de uitvoering van secretariaat wordt verhoogd.

Informatieverstrekking

Het zijn van eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en/of externen over het team, zodat het team bereikbaar is voor collega’s en externen.

Agendabeheer

Het beheren van de agenda van de programmadirecteur - het op urgentie en relevantie inschatten van vergaderverzoeken; het bevestigen van afspraken en het afzeggen ervan bij verhindering, zodat de aanwending van tijd optimaal wordt benut.

Advisering

Het overzicht houden over meerdere projecten en programmaonderdelen en daarbij de potentiële samenloop detecteren. Daarnaast bewaking van de voortgang en hierover adviseren aan de programmadirecteur.

Vergaderingen en bijeenkomsten

Het organiseren van de logistiek rond vergaderingen en bijeenkomsten (locaties, catering, routebeschrijvingen etc.), zodat deze in optimale omstandigheden kunnen plaatsvinden. Het tijdig verspreiden van de vergaderstukken naar de deelnemers, zodat de deelnemers zich optimaal kunnen voorbereiden. Het aanmelden, ontvangen en begeleiden van deelnemers naar vergaderingen en bijeenkomsten, zodat vergaderingen en bijeenkomsten efficiënt en effectief kunnen plaatsvinden. Het verslag leggen van de vergaderingen/bijeenkomsten, zodat hetgeen dat daar besproken is vastligt en een basis ontstaat voor sturing op resultaten. Het archiveren van vergaderstukken en verslagleggingen, zodat afspraken en besluiten vastliggen en een basis ontstaat voor sturing. Daarnaast is termijnbewaking ten behoeve van de actiepunten een belangrijke taak. Het aanspreken van collega’s op hun verantwoordelijkheid t.a.v. onder meer uitvoering van actiepunten.

Correspondentie

Het concipiëren van brieven van een leidinggevende aan de hand van aangereikte steekwoorden met gebruikmaking van huisstijl en sjablonen, zodat correspondentie geschiedt op een eenduidige en correcte wijze.

Archivering

Het archiveren van aangereikte (vertrouwelijke) documenten en dossiers van en aan de leidinggevende, zodat voldaan wordt aan wettelijke vereisten en bewaringstermijnen.

Faciliteiten

Het zijn van aanspreekpunt voor de leidinggevende voor facilitering van de werkplek; het organiseren en monitoren van de behandeling van verzoeken ter zake, zodat collega’s optimaal zijn toegerust om hun werkzaamheden te verrichten. Het − ten behoeve van een team − organiseren van de aanwezigheid van faciliteiten; het monitoren van het gebruik van faciliteiten; het voeren van beheer over secretariële archieven, zodat − ook bij (interne) verhuizingen − is geborgd dat collega’s optimaal zijn en blijven toegerust om hun werkzaamheden te verrichten.

Overzichten

Het op aanvraag vervaardigen en verstrekken van standaard én niet-standaard (management-) overzichten uit de (archief)systemen, en er een basis ontstaat voor personeels- en managementrapportages.

Vakmatige taken:

  • Complex agendabeheer;
  • Periodiek rapportages samenstellen en bewaken van de rapportagetermijnen;
  • Ondersteuning van de programmadirecteur bij het opzetten van de (financiële en algemene) administratie en deze bewaken;
  • Methodistische ondersteuning voor PRINCE2 van programma en projectmanagers;
  • Zorgdragen voor de (centrale) archivering met inachtneming van de richtlijnen hiervoor;
  • Coördinatie en controle van alle communicatie en correspondentie;
  • Organiseren, voorbereiden, faciliteren en vastleggen bijeenkomsten en vergaderingen;
  • Zorgdragen voor de verbinding tussen de programma's, projecten en de lijnorganisatie;
  • Communicatie - intranet en stakeholders;
  • Overzicht houden over meerdere projecten en programmaonderdelen en hierbij de potentiële samenloop waarnemen;
  • Voortgangsbewaking van de projecten en hierover adviseren aan de programmadirecteur.

Functie-eisen

  • Minimaal een afgeronde MBO opleiding in de richting van Officemanagement/Directiesecretaresse/Management support
  • Aantoonbare werkervaring opgedaan met diverse stakeholders in een politiek bestuurlijke omgeving
  • Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager / PMO / directieassistent of een ondersteunende, bewakende en sturende rol binnen een grote organisatie, met meer dan 1.000 medewerkers
  • Aantoonbare werkervaring met het beheren van sharepoint OF een vergelijkbaar platform dat dient als een raamwerk voor het opzetten van een website voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep
  • Kennis met projectmatig werken

Competenties

  • Betrokkenheid
  • Flexibel gedrag
  • Initiatief
  • Klantgerichtheid
  • Kwaliteitsgerichtheid
  • Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Netwerkvaardigheid
  • Organisatievermogen
  • Organisatiesensitiviteit
  • Resultaatgerichtheid
  • Samenwerken

Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw CV met begeleidend schrijven waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.

Heb je vragen over deze opdracht of over de selectieprocedure? Neem dan contact op met Paul van Boheemen via Paul@vbci.nl



Functiedetails

Plaats
Den Haag / Driebergen

Provincie
Zuid-Holland

Branche
Overheid

Functie titel
Sr. Office Manager

Vacature nummer
180524E

Sluitingsdatum
2018-06-04